Stævneadministration med OE2003

Ofte sete problemer

• Import af baner og tilmeldinger fra hhv. Condes og O-service
• Tildeling af brikker efter starttid (til udlevering i start)

Import af baner og tilmeldinger fra hhv. Condes og O-service

Problemet er at klassenumrene i OE2003 skal matche dem, der kommer med tilmeldingerne fra O-service. Proceduren her opretter klasserne i OE2003, så numrene matcher klassenumrene fra O-service.

Først banerne

1. Eksportér banerne fra Condes i IOF XML format.
2. Importér filen i OE2003 - også som IOF XML format. Dette gøres gennem Courses -> Import courses. Tjek at alt er "Clear and create again" - medmindre du vil noget andet, selvfølgelig...

Dernæst oprettes klasserne

1. Download tilmeldingerne fra O-service i OE2003 format. Åbn filen med tilmeldinger, f.eks. i Excel.
2. Klasserne oprettes helt normalt gennem Entries -> Classes, men angiv det samme id på klassen, som der står i tilmeldingsfilen (kolonne R - "Klasse nr").
3. De tilknyttes dernæst de korrekte baner gennem Courses -> Classes.

Til sidst importeres tilmeldingerne

1. Tilmeldinger importeres gennem Entries -> Import entries.
2. Tjek igen, at alt er "Clear and create again", medmindre andet ønskes. Dette gælder ikke klasser, hvor det i øvrigt heller ikke er en mulighed.
3. Tjek at filformatet er korrekt: CSV med semikolon som delimeter og gåseøjne (") som string delimeter.
4. Gennemfør importen.

Tildeling af brikker efter starttid (til udlevering i start)

Ofte ønsker man at udlevere lejebrikker ved indgang til startboksene. Derfor er det ønskeligt at kunne tildele disse til løberne i startrækkefølge, så de kan puttes i "minutposer" (eller hvad man nu bruger) med det samme fremfor at sortere dem bagefter.
Desværre stiller OE2003 ikke den sorteringsrækkefølge til rådighed, så man må "snyde":

1. Eksporter løbet under Løb -> Eksporter. Vær sikker på, at "Excel tidsformat" er hakket af.
2. Åben Excel og læs den eksporterede fil ind (man kan generelt ikke få Excel til at åbne filen ved at dobbeltklikke på den; denne metode med at åbne Excel først er sikrere)
3. Sortér data efter Start-kolonnen. Den skulle gerne give mening som tider. Hvis ikke, så er der gået noget galt under de foregående trin.
4. Gem data i en CSV-fil - og luk den derefter (ellers vil OE2003 ikke læse den ind).
5. Importer filen til OE2003 under Løb -> Importer. Vælg "Nulstil og genskab" for løbere, "Identificer løbere med startnummer" og behold nuværende klasser og klubber. Vær opmærksom på, at afgrænser og strengdeler matcher eksporten fra Excel (typisk ';' og 'ingen').
6. Under Tilmeldinger -> Tilmeldinger sorteres efter "Indtastnings rækkefølge" [sic].

Voila! Løberne er sorteret efter starttider, og det er nemt at tildele brikker og putte dem i minutposer.